LA PRESENTACIÓN DE ESTE INFORME TIENE OBJECIONES DE LOS 5 CONSEJEROS RECIDENTES EN EL EDIFICÍO Y SU NOTIFICACIÓN FUE OBJETADA POR EL SEÑOR REVISOR FISCAL YA QUE ESTE SE ENTREGÓ FUERA DEL PLAZO ESTABLECIDO EN LA LEY.
Bogotá, D. C. marzo 22 de 2010
Señores
ASAMBLEA DE PROPIETARIOS
Edificio Altos de la Javeriana
Ciudad
Ref: Informe de la administración entre Abril-10 y marzo -11
Esperamos tengan días excelentes.
Agradezco al señor Luis Rodriguez, miembro del Consejo, quien me reemplazó durante mi ausencia . También Agradezco a la contadora señora Fabiola Burgos y a nuestro revisor fiscal señor Enrique Bedoya.
Tal como se menciona en la citación todos los documentos estarán a su disposición desde el lunes 14 de marzo en su casillero, pero también tendrán copia en el salón comunal y en la administración.
Los libros oficiales estarán en la administración a su disposición.
Nos permitimos, presentar el informe del periodo de la referencia, así:
1. Administración
2. Manejo de Cartera
3. Informe de Convivencia y parqueaderos.
4. Los contratos de aseo y vigilancia
5. Reparaciones y mantenimiento
6. Informe financiero.
1. Administración.
Durante el periodo comprendido entre Abril-10 a Diciembre-10 y febrero-11 a marzo-11, se ha comprometido con la administración del edificio la señora María Edith Bejarano Jaramillo. Durante el periodo de Enero-11 la administración fue encargada al Consejero señor Luis Rodriguez, quien realizó las tareas que la suscrita no entregó del año 2010, trabajos realizados on el aval de los consejeros residentes en el edificio.
2. Manejo de cartera
Tal como refleja el balance del mes de diciembre se encontraban en el siguiente estado:
- 105 apartamentos tenían en mora 1 o más cuotas, o no habían traído sus comprobantes de pago. Esta relación se encontrará en la ventana de la administración, a partir del 12 de marzo
- En cada una de las carteleras de las torres, se encuentran el estado de cuenta con los registros hasta la fecha.
Al respecto nos permitimos comentar lo siguiente: cada propietario debe allegar copia de la consignación o el original agregando número de torre y apartamento. Recuerden sin el comprobante, no existe registro de pago. Esta solicitud es explícita también para las inmobiliarias, pues se tiene una cartera por conciliación en diciembre de 2010 por valor de $7.661.733,61.
En consideración los valores provenientes de la cartera de cuota no pagadas por ustedes son $45.242.028 (Cifra que fue controvertida por el Informe de Auditoria Presentado por el Consejero JORGE SANTOS y ratificado por el Revisor Fiscal en su informe, ya que se evudencio que la administradora no aplica pagos y se han extraviado demasiados comprobantes de consignación, adicionalmente a la administración no entrega los extractos de cartera que los propietarios solicitan)
En las carteleras del edificio mensualmente, se colocan las diferentes deudas de los residentes: unas por no pago, otras por falta de los documentos para hacer los registros contables. (El Consejo de Administración creó una página de BLOG para publicar la información del Edificio pero la Administración no dio uso de esta herramienta)
Recuerden sus consignaciones deben ser hechas en Bancolombia cuenta de ahorros 2040-577829-6. Y Acceden al descuentos del 10% UNICAMENTE con consignaciones antes del día 10 de cada mes. Si el día sábado es 10 recuerde que el banco coloca 12 y el registro contable queda con día 12, esta es la razón por la cual se niegan descuentos, y también a partir de ese momento queda en mora, por tanto en el mes siguiente tampoco se acepta el descuento. Si su documento de consignación se ha extraviado, en atención de la administración y al mes siguiente mediante extracto, se hará el registro contable.
Para aquellas personas que deseen pueden enviar, el escáner de su consignación a los e-mail del edificio: altosdelajaveriana@gmail.com o altosdelajaveriana@yahoo.com.
Recuerden: honrar la administración en forma mensual, es un compromiso que adquiere cada propietario, cuando compra un bien en propiedad horizontal. Así, evita ir a cobro prejurídico del cual usted responde económicamente con el pago de las expensas a la Abogada o del pago y costas de juzgado cuando va a cobro jurídico.
3. Informe de convivencia
En cartelera, en la factura de cobro y en forma personal se les ha recordado las 4 multas que ustedes, como propietarios, aceptaron dentro de su manual de convivencia, con multa de 8 días de salario mínimo: vale la pena recordar nuevamente que son aquellas que tienen que ver con la bulla después de las 10 p.m. Dejar la excretas de sus mascotas en pasillos o jardines. Dejar sus basuras fuera del shuts. Ocupar un parqueadero comunal por más de 6 horas. Y la multa por inasistencia a la Asamblea de Propietarios, cuyo costo es igual a la cuota mensual. Por consiguiente, les recuerdo que se deben honrar estas multas, y que de lo contrario muchos residentes, a la solicitud de paz y salvo se les ha negado éste, por dichas deudas. Las multas impuestas por inasistencia a la asamblea, son iguales a la cuota mensual hasta el mes de marzo de 2011; por tanto les recuerdo, firmar su asistencia a la asamblea, dejar en portería el poder cuando no pueda asistir. El valor del año anterior fue de $2.009.900. Y hubo reversiones, 1) porque no firmaron el registro de asambleístas, 2) el poder dejado no contenía número de apartamento. 3) Imposibilidad para asistir por encontrarse en turno médico. 4) Incapacidad médica. 6) Un poder que fue dejado a la persona con incapacidad médica para asistir.
Existe un alquiler de parqueadero permanente hasta 31 de marzo de 2011, para los residentes de los apartamentos: 9-403; 5-402 para el apartamento 8-501 tuvo alquiler hasta el mes de diciembre de 2011 y algunos parqueadero alquilados para visitantes de los residentes.
Los salones comunales han sido alquilados durante el año 2010 y 2011 con ingresos por valor de
$350.000.
Las emergencias actuales, se presentan en áreas de baños o cocinas inter-apartamentos. Estas emergencias, son posible evitarles, recordando no echar desperdicios en los lavaplatos, ni papel higiénico, ni toallas higiénicas, ni tollas desechables, ni pañales desechables en tazas de baño o lavabos. Y recoger los cabellos de la zona de ducha. Además se hace necesario emboquillar estas zonas, para evitar goteos en los apartamentos subsiguientes. Recuerde usted vive en comunidad y si fuese en su apartamento el goteo, que esperaría de su vecino?
4. Contratos de Aseo y Vigilancia.
La administración se permite solicitar, a los copropietarios ajustar a partir de 1 de enero del años en curso, las cuotas de administración. De los ingresos juiciosamente recibidos se obtiene un promedio de $ 18.000.000.
El servicio de vigilancia tiene un valor mensual de $ 7.507.000 a partir del 1 de enero de 2011. (Reajustado en 4%)
El contrato de aseo el valor a partir de 1 de enero de 2011 es de $2.220.449 (reajustado en un 4%)
Estos dos gastos suman $9.727.449 cerca del 60%.
Los servicios de energía, acueducto (teléfono y gas), me refiero a los dos primero se están reajustando mensualmente. Para el valor de energía su incremento en el año 2010 fue del 15%; mientras que el de acueducto fue de 14.5%
Por estas consideraciones es que se solicita hacer el ajuste a partir de 1 de enero de 2011, para evitar déficit en los pagos de los gastos.
Aseo
El contrato de Aseo se tiene con la empresa Casalimpia. Esta cubierto por dos personas, que se encargan básicamente de ejecutar a diario la limpieza de pasillos y escaleras interiores, pasillos exteriores, garajes, exterior de la entrada los días martes, jueves y sábado después del paso de la recolección de basuras y del shuts de basuras; el costado que da contra la carrera 5. Como trabajos extraordinarios se hace el lavado de garajes (este año por el costo tan alto de agua, se hizo con varsol y viruta de madera). Sin embargo se recuerda a todos los residentes bajar las bolsas de basuras cerradas y no rotas, no abandonarlas en las escaleras, ni frente a las puertas de sus apartamentos, recuerde “las zonas comunes, son la extensión de su propiedad”. Además se recuerda que en los parqueaderos no se deben colocar muebles o basuras. Para aquellos propietarios o residentes que tienen a su favor un balcón o una terraza, les recuerdo la importancia de mantenerlas aseadas, son la extensión de su propiedad. De otra parte ruego a esos mismos propietarios impermeabilizar estas áreas para evitar las humedades en los apartamentos subsiguientes, y colocar de ser sifones con sisco, esto hace una mejor retención de las aguas, debido a que por las fuertes lluvias se anega y cae por el sifón al piso inferior. Este tipo de sifones también es necesario en los lugares de duchas.
El pago mensual quedó en $2.220.449, con un aumento de 4%, este servicio cubre además el alquiler de una lavabrilladora.
Vigilancia.
Con relación al contrato de Vigilancia el que se encuentra vigente con Vigías de Colombia S.R.L. Con un aumento de 4% el costo mensual a partir de enero de 2011 es de 7.507.000.
No olviden que existe una alerta temprana con tres bocinas, con control dentro de la garita de vigilancia. Como previamente les comunicamos: un timbrazo es alerta; dos necesitamos ayuda en portería; tres evacúe el edificio.
Reparaciones y mantenimiento
Durante todo el año 2010 fue necesarios hacer cambios de sensores de reloj. A mas de los cambios de bombillos continuos. Respecto de esto, quiero informar a la comunidad que la torre 5 fue víctima de un residente, que resolvió colgar en el interior de una caja un alambre, que ponía toda la torre en corto. Le recuerdo que los elementos comunales son una extensión de su propiedad, cuídelos.
Siguiendo con el mantenimiento durante el mes de agosto, se cambiaron los sifones de áreas de parqueadero y pasillo central. Se impermeabilizaron los recolectores de agua de peña en las áreas de parqueadero y contra los apartamentos que dan a la avenida quinta.
Durante el año 2010 se hizo necesario arreglar varias veces el motor que cierra la puerta del garaje. En el mes de junio se solicitó la fundición de uno de los los rotores, luego en el mes de febrero de 2011 se hizo necesario fundir el otro rotor y cambiar la tarjeta control del sistema (el señor Rodriguez entregará informe sobre estos trabajos).
Desde el mes de Julio debido a que el muro de jardín contra la quinta se separó se hicieron las gestiones para hacer un muro nuevo. No se podía hacer reparación y la administración solicitó cotizaciones para hacer un muro fundido y con un recolector de excesos de agua para sacarla por el jardín. Una granizada seguida de una lluvia de más de dos horas dio la razón para hacer esta obra (Sumado a la falta de gestión de la administradora para evitar que esto sucediera).
De igual forma la percolación del área entre las vigas 1 y 2 del parqueadero fue estudiada y solicitando diversas formas de arreglarla. El constructor de estos edificios mencionó que eso se debía hacer como una reparación menor, pues si se ponía más peso se corría riesgo de dañar las estructuras.
Se solicitaron las cotizaciones y en este caso como en el anterior, los valores de ellas a más de tener grandes diferencias, debido a los ofrecimientos, siempre pasaban los 10 salarios mínimos de que dispone el Consejo de Administración para hacer una obra.
Por dos veces consecutivas se citó a asamblea no presencial, explicando que no habría cuota extraordinaria, porque los dineros que se utilizarían serían aquellos que la administración había recogido de las cuotas en mora; y la necesidad de su aprobación para ejecutar las obras debido a que se pasaba de los 10 salarios mínimos. Y el valor máximo fue de 42,8% de coeficiente. Razón por la cual no se ejecutaron las obras.
Encontraran en el informe del señor Rodriguez, las explicaciones de algunas obras acometidas durante el periodo de enero-2011 y febrero-2011 aquellas que los consejeros presentes autorizaron; periodo en que cubrió la administración debido a mi incapacidad. Ustedes pueden observar los valores de las obras en la ejecución presupuestal que se encuentra en el salón comunal, en la ventana de la administración y anexo a este informe.
Proyectos para obligatoriedad para ejecución cercana:
· Se hace necesario, reforzar la base del jardín con manto, hacer un relleno de piedra grava y arena, que permita que al escurrir el agua no se lleve la tierra, y dos salidas de agua con la construcción de un muro de contención, paralelo a la carrera quinta y frente a la entrada peatonal. De igual forma al jardín a mano derecha de la entrada a parqueadero, requiere construirse un desagües para evitar que colapsen estos muros. Quiero recordarles que fue el primer punto al que hice referencia en mi informe del año anterior, y, que debido a la no aprobación en asamblea NO PRESENCIAL de los valores para ejecutar esa obra, no se ha hecho.
· Las canales actuales deben ser nuevamente limpiadas y ajustados sus tensores, porque el agua se devuelve, además recuerden: el asentamiento de los edificios, y la salida única de estas aguas por el lado izquierdo a donde se asentaron, mas un diseño de sólo 15 cm cuadrados y reciben agua a dos lados, lo que hace que en una lluvia intensa o en una granizada se desborden e inunden los apartamentos del piso superior, y del primer piso. Se requiere recanalizar con un diseño a 65 cm cuadrados.
· También se hace necesario hacer un reforzamiento del manto, en las cubiertas.
· Si bien es cierto, que se hizo un arreglo sobre el carreteable del parqueadero entre las vigas 1 y 2, se requiere y con urgencia hacer la reparación de las cajas de la entrada debido a que se encuentran percoladas y las fisuras (como empezó el problema anterior), ya están a la vista en el sótano, de igual forma que es necesario arreglar el carreteable, por lo menos hasta el final de la torre 9 para evitar que el golpe a la caída de los carros rompa esa placa.
· Muy importante hacer un lavado exterior de las torres, con una impermeabilización debido a que las fuertes lluvias están generando humedades al interior de los apartamentos. De igual forma que la pintura de las zonas exteriores.
El servicio de Telmex está siendo reemplazado por el de directv, por ahora, yo suspendí la postura de nuevas conexiones pues está pasando lo mismo que con Telmex, y en este caso peor, porque a más de los platos, cada acometida lleva dos cables. Así que he pedido a los ingenieros vengan y revisen y definan como van a hacerse las obras, para que no queden cables colgantes. De otra parte se requiere permiso de los propietarios de los pisos superiores para colocar los platos.
Del informe financiero que estará a cargo de la señora contadora Fabiola Burgos y del Revisor fiscal señor Enrique Castiblanco, quiero resaltar que el atraso en cartera. Labor que se ejecutó puerta a puerta por la administración; con cobro prejurídico y jurídico emprendido por nuestra abogada Yadi L. Jaimes, hasta el 20 de junio. A partir de esa fecha, sólo fue hecho por gestión de la administración, pues se terminó el contrato por no envio de Documentación para procesos por parte de la Administración - Lo que no se le informó al Consejo. A partir del mes de marzo de 2011, estaremos cumpliendo esta función acompañados de la abogada Gloria Sosa.
Sin embargo es muy importante, que ustedes presente la fotocopia de su pago oportunamente dentro del mes. El no hacerlo, genera contablemente un monto grande en consignaciones en aclaración. Y cuando se descargan los recibos atrasados genera reversión de intereses, ajustes en descuentos, y como la plataforma que maneja la contadora es diferente de la hoja de Excel donde se registran los pagos, se deben hacer ajustes como el que ustedes observaron en su colilla de informe de estado de cuenta del mes de marzo, en donde se ajusto la cartera de igual forma que el saldo de contabilidad.
Sugiero a la comunidad la compra del sistema D’copropiedad, cuyo valor se acerca a $1.800.000. Este sistema, registraría de una sóla vez los pagos y generaría la cuenta de cobro, sin la intervención de descuentos por pronto pago errados, o ajuste de intereses diferentes a los registrados.
Les recuerdo a los residentes-propietarios que han sido notificados por la Abogada Gloria Sosa, deben presentar también sus consignaciones para hacer los registros de pago y hacer el pago de Los honorarios de ella.
Los gastos se han mantenido dentro de los rangos inferiores, a espera de que se contribuya a mejorar tal como ustedes lo han visto los mantenimientos mayores.
Cordial saludo;
MARIA EDITH BEJARANO JARMILLO
Administración.
